Nel mondo professionale odierno, la comunicazione via email è diventata un pilastro fondamentale. Ecco perché rispondere alle mail di lavoro in modo efficace è essenziale per mantenere rapporti professionali positivi, garantire una comunicazione fluida e migliorare la produttività. In questo articolo, esploreremo alcune preziose tips per rispondere alle mail di lavoro in modo smart, aiutandoti a gestire al meglio la tua casella di posta elettronica.
Innanzitutto, prima di rispondere a qualsiasi messaggio, assicurati di leggere attentamente l'intero testo per comprenderne appieno il contenuto. Sembra banale, ma è soltanto una buona lettura che ti eviterà errori di comunicazione e ti permetterà di fornire risposte pertinenti. Fai quindi attenzione ai dettagli importanti come le richieste specifiche, le scadenze e le azioni necessarie da intraprendere.
Ma come esprimere concetti “scomodi” in modo professionale e soprattutto efficace? Ecco qualche suggerimento in base alle situazioni più comuni.
- Vuoi assicurarti che l’interlocutore abbia afferrato il messaggio.
Evita di concludere con un banale “Hai capito?” o con un dubbioso “Hai colto il senso?”. Utilizza piuttosto un’espressione che invita all’azione come: “Fammi sapere se hai domande o necessiti di ulteriori chiarimenti”. Il concetto è lo stesso, ma la forma imprimerà maggiore professionalità al tuo messaggio.
- Hai commesso un errore e qualcuno te lo fa notare.
Non minimizzare, né enfatizzare l’accaduto. Evita espressioni come: “È tutta colpa mia”. “Me lo sono completamente perso” o “Poco male, era solo un dettaglio”, esprimi invece gratitudine per la correzione ricevuta e non dilungarti in eccessive spiegazioni se non necessarie. Utilizza una semplice frase come: “Grazie per avermelo fatto notare, provvedo alle opportune correzioni”.
- Vuoi esprimere la tua opinione mostrando padronanza della situazione
Se hai bisogno di mettere in chiaro le tue idee o devi assegnare dei compiti al team di lavoro, sii cortese ma deciso. Evita frasi dubbiose come “Direi che potremmo procedere” o “Penso che forse dovremmo..”, cerca piuttosto di essere propositivo e invitare alla proattività. Una buona soluzione potrebbe essere: “Sarebbe il massimo se facessimo..” o “Ritengo sia importante fare..”
- Consegni il lavoro con un po’ di ritardo
Può succedere a tutti di non riuscire a rispettare le timesheet di lavoro, dunque non farne un dramma ed enfatizza la tolleranza del tuo interlocutore. Dunque non scrivere frasi del tipo: “Ci è voluto un po’ ma ce l’ho fatta” o “Scusami l’imperdonabile ritardo”, utilizza piuttosto un’espressione come: “Grazie per la tua pazienza” e poi concentra l’attenzione sull’esporre i dettagli del tuo progetto.
- Desideri approfondire un argomento che ritieni importante
Evita di utilizzare le email come se fossero saggi. Se l’argomento merita un’attenzione particolare, non è mai buona cosa servirsi della mail per esprimere tutti i tuoi pensieri a riguardo. Utilizza l’oggetto per introdurre l’argomento generale e nel corpo della mail chiedi un incontro o di organizzare una call per discuterne. Puoi semplicemente scrivere che hai alcune perplessità a riguardo o che ritieni opportuno approfondire il tema, chiedi poi le disponibilità del tuo interlocutore per confrontare i reciproci calendari.
Ricorda infine di organizzare sempre le risposte in modo chiaro e strutturato: utilizza paragrafi distinti per affrontare punti diversi e serviti di elenchi puntati o numerati per evidenziare informazioni importanti. La formattazione ordinata renderà più facile per il destinatario comprendere il messaggio e trovare le informazioni necessarie.
Sei già nella Community Job Meeting?
Crea il tuo profilo in pochi click qui
Se vuoi trovare il lavoro dei tuoi sogni, ti consigliamo di vedere tutti gli eventi in programma qui
Articoli correlati
